Как я могу включить значение столбца версии sharepoint в текстовый документ?

Question

Я пытаюсь найти способ отображения содержимого столбца версии из SharePoint (т. Е. Значения, которое изменяется каждый раз при проверке файла) в виде поля (или чего-то подобного) внутри документа Word.

В идеале я хотел бы знать, как настроить SharePoint, чтобы я мог щелкнуть что-то вроде «Вставить> Быстрые детали> Свойство документа> Версия», и это включит версию в документ. Цель состоит в том, чтобы упростить сопоставление печатной версии документа с историей версий SharePoint.

Я смог добавить редактируемые текстовые столбцы к типу содержимого документа и отобразить их как быстрые части свойства документа. Я также смог добавить вычисляемый столбец, который получает версию в виде текстовой строки ... однако этот вычисленный столбец не отображается в Word как свойство документа. (Возможно, мне не хватает настройки в вычисляемом столбце)

Answer 1

Это один из способов получить версию в вашем документе, немного болезненно заставить ее работать ...

• Включение версий и типов контента в библиотеке документов.
• Зайдите в настройки библиотеки документов и выберите типы контента, в котором вы хотите, чтобы версия отображалась.
• Выберите Настройки политик управления информацией в меню типа контента.
• Выберите определить политику и нажмите.
• Установите флажок «Включить метку»
• Не отмечайте другие два поля в разделе «Ярлыки».

• В поле «Метка формата» введите поля метаданных в следующем формате:

   Version : {Version} \n
  

• Установите вид этикетки и нажмите на предварительный просмотр.

• Нажмите внизу страницы.
• Вернитесь в библиотеку и создайте новый документ, используя тип содержимого, который вы изменили.
• Сохраните файл в формате Word 2007.
• Выберите вкладку вставки
• Выберите «Быстрые детали» в меню ленты и наведите указатель мыши на свойство документа
• Выберите метку из списка свойств
• Это должно отобразить метаданные, определенные в вашем ярлыке, как поле в вашем текстовом документе. Поле обновится автоматически при следующем открытии документа.
• Сохранить.

Answer 2

Это требует настройки как SharePoint, так и вашего документа Word.

---

ДЛЯ НАСТРОЙКИ БИБЛИОТЕКИ ДОКУМЕНТА SHAREPOINT:

1. Перейдите в библиотеку документов, в которой вы планируете хранить документы с контролем версий.
2. Нажмите Настройки> Настройки библиотеки документов
3. Нажмите «Настройки управления версиями» и убедитесь, что у вас есть «создать основные версии» или «создать основные и вспомогательные (черновые) версии».
4. Нажмите ОК.
5. Нажмите «Параметры политики управления информацией»
6. Если ваша библиотека может обрабатывать несколько типов контента, вы увидите их список. Нажмите на «Документ». Если он может обрабатывать только один тип контента, пропустите этот шаг.
7. Выберите «Определить политику ...» и нажмите «ОК».
8. Установите флажок «Включить метки», но не устанавливайте ни один из двух других полей в этом разделе.
9. Введите {Version} в поле «Формат метки».
10. (Необязательно) Вы можете отформатировать метку версии.
11. Нажмите кнопку «Обновить», чтобы просмотреть предварительный ярлык вашей версии. Он скажет что-то вроде {_UIVersionString}
12. Когда вы будете удовлетворены внешним видом этикетки, нажмите OK.
13. Чтобы вернуться в свою библиотеку документов, нажмите на имя библиотеки документов в журнале «хлебные крошки» в верхней части страницы.

---

ДЛЯ НАСТРОЙКИ ДОКУМЕНТА ДЛЯ СЛОВА:

1. Либо создайте новый документ в библиотеке, либо загрузите его.
2. Откройте документ и отредактируйте его.
3. Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы появилась метка версии.
4. Перейдите во вкладку> Быстрые детали> Свойство документа> Метка
5. Метка версии "{_UIVersionString}" появится в документе.
6. Сохраните документ (и выберите, какой должна быть следующая версия). Вы все готово!
7. Если вы хотите проверить это, закройте документ и снова откройте его. Обновленная версия автоматически появится там, где вы поставили метку версии.

---

Эти инструкции основаны на ответе Эрвина.

Answer 3

ВАЖНО: В SP2010 невозможно сохранить как шаблон сайта, если в библиотеке документов включены метки в разделе «Параметры политики управления информацией». Библиотека документов будет повреждена, и даже если мы отключим политику, функция сохранения как шаблона сайта все еще не работает. Похоже, что единственный вариант - навсегда удалить и перестроить список.

Answer 4

Я следовал инструкциям Рэйчел, и они отлично работали. Однако получение этого обновления версии в документе создает проблему, если вы хотите сделать электронные подписи. Например, если у вас версия 1.6, и вы решили, что именно ее подписывают люди; вы обнаружите, что когда они подпишут его, документ будет сохранен как версия 1.7. Когда вы снова откроете документ, версия 1.7 не будет соответствовать авторизованной версии 1.6, и вам сообщат, что все подписи недействительны.

Answer 5

Поле RevNum, на которое, как мне кажется, ссылается jaloplo, не совпадает с номером версии документа SharePoint. Он обновляется каждый раз, когда вы сохраняете документ, но, похоже, сохраняет свою собственную систему нумерации редакций, связанную (но не зависящую от) с системой нумерации версий SharePoint.

Answer 6

Ответ Эрвина точен, но я хотел оставить это на тот случай, если кто-то столкнется с той же проблемой, что и я. Если вы попытаетесь установить метку для версии в типе контента семейства сайтов, а не на уровне библиотеки документов, вы получите сообщение об ошибке «Не удалось найти ссылку на метку Версия». при предварительном просмотре или сохранении информационной политики. Кроме того, вы не сможете сохранить политику на уровне библиотеки документов, если ранее вы ее определили на уровне типа контента семейства сайтов. Значение должно быть установлено на «Нет» в типе содержимого семейства сайтов. Наверное, мне следовало с самого начала быть очевидным, но это не так, и, возможно, это поможет кому-то еще.

Answer 7

Все столбцы библиотеки документов являются свойствами документа для документа Word. Чтобы взять версию документа, вы должны показать свойства документа, а затем выбрать «дополнительные свойства». В этот момент вы увидите классическое окно свойств документа и свойство «Версия» на последней вкладке.

Таким образом, вы можете добавить значение этого свойства в документ в нужном вам месте, например, в нижнем колонтитуле.

Answer 8

Попробуйте создать вычисляемое поле в пользовательском типе контента. Поле может быть равно версии. Это даст вам возможность добавить его в качестве свойства в документе. Это хорошо работает только с документами Office 2007.

Как только пользовательский тип контента создан, вы создаете новый документ на основе типа контента. После создания документа вы можете извлечь информационную панель документа и сохранить ее. Это форма информационного пути, поэтому вы можете настроить ее при необходимости и загрузить настроенную панель в тип содержимого.