Мы используем DocBook для всех наших спецификаций (и другой документации для клиентов). DocBook - это формат XML, который позволяет легко создавать документы практически в любом формате, включая PDF. Именно так мы раздаем вещи клиентам, чтобы их подписать. Мы можем разделить документ на файлы (по разделам) и зафиксировать все в нашей системе контроля версий (Subversion). Поскольку все это XML (т. Е. На основе текста), автоматическое объединение и разрешение конфликтов в Subversion прекрасно работает, если два человека работают над одним файлом. У нас есть набор таблиц стилей, которые используются во всех наших документах, поэтому все документы имеют одинаковый стиль / формат, без дополнительной работы с нашей стороны.
И если вам не нравится редактировать XML-файлы напрямую, есть внешние интерфейсы GUI, которые обеспечивают разумную работу в стиле WYSIWYG. Я считаю, что большинство людей в моем офисе используют XMLMind . Тем не менее, все мы - технические люди, поэтому, если бы нам пришлось писать XML напрямую, это не было бы проблемой.
Мы также выпустили заметки о выпуске. У нас есть некоторый XSLT, который позволяет нам писать такие документы:
<bugs>
<bug id="1234" component="web">JavaScript error when clicking the Kick Me button</bug>
</bugs>
Затем у нас есть скрипт, который запускается через наш репозиторий Subversion и выполняет svn log
от тега предыдущего релиза до тега текущего релиза и некоторую интеграцию с Bugzilla для автоматического создания заметок о выпуске на лету.
(также для большей части внутренней документации мы используем MediaWiki , что также является отличным способом сотрудничества.)