Лучшим способом было бы создать файл PHP с вашим SQL-запросом, похожим на тот, который у вас есть сейчас, сравнить date_and_time, который у вас есть в таблице, и сравнить с текущим date_and_time, используя IF / ELSE.
Но прежде выВЫБЕРИТЕ ВСЕМ date_and_time из этой таблицы, чтобы сравнить с текущей датой и временем +30 минут (потому что, если я понимаю, его следует отправить за 30 минут до этого).
Затем, если true, выполнить этот скрипт
$stmt = $dbh->prepare(“SELECT user_id FROM meetings WHERE date_and_time = :date_and_time”);
Иначе, ничего не делать.
Выполнять этот скрипт каждую минуту с CRON.