Я бы порекомендовал вам в вашем случае использовать PHP в качестве основного бэкэнда и (x) html + javascript + ajax для взаимодействия между веб-интерфейсом и интерфейсом.
Ajax очень хорош для динамических страниц, где вы не хотите перезагрузки страниц и т. Д.
Вы можете иметь локальный SMTP-сервер для отправки электронной почты, но большинство интернет-провайдеров не позволяют этого. Если в последнем случае вам нужно использовать smtp интернет-провайдеров, альтернативно разрешите настройку smtp в пользовательском интерфейсе.
PHP имеет встроенные классы для отправки почты, что облегчает этот процесс в любом случае.
Получение почты и ее правильный анализ - вопрос понимания правильных протоколов. (pop3 / exchange и т. д.).
Я знаю, что это был не простой ответ, но я надеюсь, что он дал хоть какое-то понимание.