Вы правы - вы можете назначить заявление об отказе через документ политики, но это добавляет заявление об отказе только к исходящей почте SMTP.
Чтобы внутренняя электронная почта имела обязательный отказ от ответственности, вам нужно будет внедрить решение для управления подписьюнапример, CrossWare (https://www.crossware.co.nz/).. Нельзя полагаться на то, что пользователи добавляют в свою подпись заявление об отказе от ответственности, поскольку это можно изменить.