Здравствуйте, Kia, и спасибо за то, что поделились вашей задачей,
. Простой расчет заставляет меня поверить, что, говоря о количестве дел за пару десятилетий И принимая постоянную норму в 10 новых случаев в неделю, мы можемговорить о ок.10 000 случаев в настоящее время с около 500 добавляются каждый год.Я также предполагаю, что когда вы упоминаете список дел, вы также подразумеваете это как буквальный список SharePoint.То, что вы не упомянули, это количество людей, которые войдут в каждую группу безопасности - из 10, которые вы поставили.В SharePoint также есть «ограничение» на 2000 участников для каждой области безопасности, поэтому даже если у вас есть индивидуальные разрешения для каждого элемента, вам все равно нужно, чтобы у всех пользователей было где-то по крайней мере разрешение Ограниченный доступ .
Итак, мои рекомендации: если в общей сложности более 2000 человек нуждаются в доступе (имейте в виду, что пожилые сотрудники обычно не удаляются вручную из списка разрешений) или если вы считаете, что 5000 отдельных ACL-списковбудет достигнут и даже превзойден - рассмотрите возможность разделения списка на две (или более) сети или на две семейства сайтов -> я назову их текущими и архивными, но при необходимости вы можете иметь архив на год или на 5 лет и т. д.Попробуйте сделать это автоматически, используя скрипт PowerShell / обработчик событий / рабочий процесс и т. Д. Таким образом, вы автоматически ограничите число участников безопасности (т. Е. Пользователей или групп).НЕ БОЙТЕСЬ нескольких веб-сайтов или даже коллекций сайтов, а используйте как можно больше коллекций сайтов.Убедитесь, что вы разделяете это таким образом, чтобы при достижении определенного предела старые записи автоматически перемещались.Примеры: пользовательский лимит или отдельные записи ACL - вы можете определить это, используя пользовательское задание на таймер / Webhook или Script или то, что у вас есть через регулярные промежутки времени.
После выполнения вышесказанного - я чувствую вашу боль, вы, вероятно,используя собственный код / рабочие процессы для создания кейсов, и вы думаете: «О Боже, просто изменение всех экземпляров для адаптации к новой архитектуре займет много времени!»- но это, конечно, зависит от того, насколько хорошо эта часть системы была реализована.Теперь, когда у вас есть несколько веб-сайтов или коллекций сайтов, вам по-прежнему нужна своего рода панель инструментов, где вы можете увидеть и найти все случаи.Я настоятельно рекомендую основанное на поиске решение , поскольку служба поиска очень мощная и может даже (см. Гибридный поиск) охватывать онлайновые и локальные фермы.Это должно быть относительно легко реализовать, поскольку у вас, вероятно, уже есть настраиваемые типы контента, определенные для ваших дел, поэтому просто создайте настраиваемую область поиска по всем вашим архивам и текущим местоположениям дел и используйте ее для выполнения «ежедневной работы».Служба поиска поддерживает ACL и не имеет ограничений, которые есть в представлениях списков.
Короче говоря: используйте веб-сайты или семейства сайтов, которые создаются автоматически (сегментация) при достижении определенных порогов - воспринимайте это как свойбэкэнд хранения.Затем используйте настраиваемую область поиска + Сайт / Центр поиска, чтобы раскрыть элементы вашего дела (внешний интерфейс).
Дайте мне знать, если я могу предложить дополнительные советы или помощь.
Я также рекомендую этот замечательный примерот Microsoft, чтобы получить новый взгляд на вашу архитектуру разрешений: MS Docs - устранение типичных проблем с мелкими разрешениями - вам понадобится 1-2 чашки кофе, но оно того стоит.