По моему опыту, накладные расходы на багтрекер заметны, но определенно стоят того! Уловка в том, что если вы решите использовать багтрекер, он может быть успешным, только если его используют все. Быть единственным пользователем такой системы не так полезно.
Сказав это, даже если я единственный пользователь (что часто случается), я все равно устанавливаю багтрекер (обычно trac). Если вы используете его неукоснительно (в качестве ошибки указывайте все, что приходит разными способами, и ВСЕГДА ссылайтесь на ошибку # в ваших ответах), команда обычно стремится ее обнаружить со временем.
Введите вехи (или как их называет ваш трекер) и свяжите с ними ошибки. Всякий раз, когда кто-то спрашивает, как продвигается что-то, вызывайте отчет о вехе или его эквивалент и ПОКАЗЫВАЙТЕ ИХ. Это помогает людям думать о баг-трекере как о неприятной ситуации и понимать, что она может стать источником бесценной информации.