Предупреждения архива документов

Question

Существует ли готовое решение для проверки действительности документов? Скажем, когда документ находится в библиотеке документов в течение 1 года, автор должен получить предупреждение, например, по электронной почте, о пересмотре документа.

Я не нашел этого в SharePoint. Так что я думал о создании собственной функции для этого:

• Задание таймера, которое запускается каждую ночь и проверяет все документы в семействе сайтов
• Задание таймера можно настроить на странице администратора в центральном администраторе, например, чтобы указать, на каких семействах сайтов в веб-приложении должно выполняться задание.

Меня беспокоит то, что при работе в интенсивно используемой среде не слишком ли это обременяет серверы? Скажем, например, среда с 100 000 документов, распределенных по 5 семействам сайтов. А как насчет циклического обхода всех этих библиотек документов в различных SPWebs, использования SPSiteDataQuery для извлечения всех этих документов и циклического прохождения по этой коллекции? Потому что открытие каждой библиотеки документов в каждом SPWeb на 5 сайтах SPS ...

Или есть другой вариант для достижения этой цели? С рабочими процессами? Потому что, в конце концов, владелец документа получает предупреждение, и он должен подтвердить, если документ все еще действителен. Честно говоря, я не особо затрагивал рабочие процессы.

Мне бы хотелось услышать ваши мысли по этому поводу.

Маартен.

Answer 1

это звучит как работа для powershell. написать небольшой скрипт, который запрашивает в lib для документов старше одного года. затем отправьте уведомление по электронной почте или создайте задачу для пользователя по обновлению документа.

также я бы не беспокоился о том, чтобы иметь 1000-ой или рабочий процесс. WFF - это корпоративный продукт. у меня было более 60000 без проблем.

Answer 2

Этот SO-вопрос может дать вам несколько идей - рабочий процесс / задания по таймеру / третье лицо и т. Д., Так как по сути ваше требование к оповещениям по электронной почте, когда документам исполнился 1 год, в основном совпадает с «просроченной задачей»

Датированные напоминания в календарях sharepoint

Re: Загрузка - ну, я не могу дать вам подробности, поскольку каждая ситуация различна, но у вас есть возможность запустить это в одночасье, поэтому я не могу представить, что это действительно будет большой проблемой.

Также помните, что вы на самом деле не извлекаете / анализируете сами документы, просто запись, содержащая метаданные документов, такие как заголовок, местоположение, дата изменения, назначение и т. Д.