Заполните таблицу с именем файла вложения

Question

У меня есть база c записей о платных счетах. На нашем сетевом диске у нас есть один файл PDF, помеченный 3-буквенным кодом свойства, датой MMDDYY и именем поставщика. После того, как PDF сохранен на сетевом диске, та же информация вводится в базу данных Access (трехбуквенный код свойства, дата, имя поставщика). Есть ли способ, через VBA, заполнить эти поля, прикрепив файл к записи?

Я получаю около 40-60 файлов в неделю, и я могу выполнить это действие, экспортировав файл .txt всех имена файлов в папке, затем подготовьте этот текстовый файл для импорта в Access ... но я обнаружил, что быстрее вводить каждую запись вручную.

Не у всех есть доступ к сетевому диску (файлы содержат финансовые данные), но некоторым нужен доступ, чтобы определить, когда счет был оплачен.

Answer 1

Travis,

Что вы можете сделать, это иметь некоторый код VBA, который зацикливает папку, проверяет наличие новых файлов PDF, а затем добавляет их в таблицу. Кажется, что-то вроде этого работает:

Dim db As DAO.Database
Dim rsData As DAO.Recordset
Dim strFolder As String
Dim strFile As String
Set db = DBEngine(0)(0)
Set rsData = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblFileData WHERE 1=2;")
strFolder = "J:\test-data\"
strFile = Dir(strFolder, vbNormal)
Do
    If Right(strFile, 3) = "pdf" Then
        If IsNull(DLookup("PropertyCode", "tblFileData", "PropertyCode & ProcessDate & VendorName='" & Left(strFile, Len(strFile) - 4) & "'")) Then
            With rsData
                .AddNew
                !PropertyCode = Left(strFile, 3)
                !ProcessDate = Mid(strFile, 4, 6)
                !VendorName = Mid(strFile, 10, Len(strFile) - 13)
                .Update
            End With
        End If
    End If
    strFile = Dir
Loop Until strFile = ""

Возможно, вы также захотите сохранить имя файла в этой таблице, чтобы пользователи могли открыть этот файл в сети, а также переместить обработанные файлы в новую папку, чтобы что вы работаете только с новыми файлами каждый день.

С уважением