Вы можете легко организовать файлы в несколько папок без необходимости делать это с помощью бизнес-логики или порядка в день, что особенно удобно, если такой порядок будет «клочковатым» (много попаданий в одну папку, мало в другие).
Самый простой способ сделать это - создать уникальный хэш для имени файла, так что, возможно, вы получите что-то вроде этого:
sf394fgr90rtfofrpo98tx.pdf
Затем разбейте это на блоки из двух символов, и вы получите это:
sf/39/4f/gr/90/rt/fo/fr/po/98/tx.pdf
Как видите, оно дает вам глубокое дерево каталогов, по которому вы можете легко перемещаться.
При хорошей хэш-функции она будет распределена очень равномерно, и вы никогда не получите более 1296 записей на каталог. Если вы когда-нибудь столкнулись (что должно быть крайне редко), просто добавьте число в конец: tx.pdf, tx_1.pdf, tx_2.pdf. Опять же, столкновения с такими большими хэшами должны быть крайне редкими, так что возникающие из-за этого сгустки не являются проблемой.
Вы сказали, что документы имеют цифровую подпись, поэтому у вас, вероятно, есть нужный хеш в виде строки подписи.