Есть ли способ улучшить и автоматизировать этот процесс с помощью другой системы?
Что ж, у вас уже есть решение "низкая стоимость, низкая технология".
Надлежащим решением (пока не изобретено что-то лучшее) является правильное веб-приложение, которое собирает данные от различных пользователей, обрабатывает их и затем генерирует необходимые отчеты.
Эта попытка не что-то, чтобы относиться легко, даже если это звучит как небольшая задача. Ваша компания должна понять, чего они хотят, а затем связаться с некоторыми компаниями-поставщиками, чтобы получить оценку затрат.
Затраты покрывают как минимум:
- разработка приложения;
- сервер, на котором приложение будет запущено после его завершения; может быть виртуальным сервером;
- затраты на обучение сотрудников правильному использованию приложения;
- затраты на то, чтобы заставить сотрудников правильно использовать приложение (наиболее устойчивыми обычно являются менеджеры сами);
Конечно, я предполагаю, что у вас уже есть некоторая сетевая инфраструктура, резервное копирование всех важных данных выполняется в соответствии с лучшими практиками (ИТ) ...