Обычно лучше всего размещать источник там, где в первый раз делается ссылка на float. Однако, если вы хотите собрать источники в одном месте (например, внешний файл или преамбулу), вы можете сделать что-то вроде этого:
\documentclass{article}
\usepackage{duckuments}
\newcommand{\taba}{%
\begin{table}[htbp]
\centering
\begin{tabular}{||c c c c||}
\hline
Col1 & Col2 & Col2 & Col3 \\ [0.5ex]
\hline\hline
1 & 6 & 87837 & 787 \\
2 & 7 & 78 & 5415 \\
3 & 545 & 778 & 7507 \\
4 & 545 & 18744 & 7560 \\
5 & 88 & 788 & 6344 \\ [1ex]
\hline
\end{tabular}
\caption{Table to test captions and labels}
\label{table:1}
\end{table}
}%
\begin{document}
\duckument
test \ref{table:1}\taba test
\duckument
\end{document}
(пожалуйста, не используйте h!
в качестве плавающего спецификатора . Во всяком случае, это приведет к неоптимальному размещению поплавков. Пусть TeX сделает то, что может лучше всего: найдет наилучшее возможное место для поплавков)