Вы не сказали, насколько велики списки участников.
Если они не слишком массивны, и если вы не делаете ничего слишком сложного, то простая привязка файлов Excel к базе данных Access позволит вам заменить файлы Excel новыми (с такими же именами) тогда база данных будет автоматически использовать новые данные, и вам вообще не понадобится обновление программного обеспечения.
Я также думаю, что у некоммерческих организаций не будет большого бюджета на ИТ, поэтому чем проще, тем лучше.