На большинстве XMPP-серверов это называется "общими списочными группами".
Я не могу комментировать Openfire , в частности, потому что я не использовал его в течение длительного времени, но я не думаю, что знаю сервер, в котором внешние изменения списка немедленно передаются. клиентам. Обычно клиент просто выбирает новый список при следующем входе в систему.
Можно было бы мгновенно рассылать обновления клиентам, используя то, что XMPP называет "составными списками" . Это потребовало бы некоторой работы на сервере, однако, чтобы определить, каковы изменения между тем, что каждый клиент знает в реестре, и тем, что является новым реестром, а затем передать только изменения.
Если вам действительно это нужно, вероятно, вам подойдет плагин для сервера, или вынудите разработчиков вашего сервера воспользоваться этой функцией (я знаю, что как Prosody разработчик я уже приставал, и это то, над чем я планирую работать).
Относительно того, могут ли компоненты иметь доступ к реестрам пользователей - это зависит от реализации и конфигурации сервера.