Я не знаю, лучший ли это способ, но обычно вы настраиваете cron задания на подобные вещи.
Ваша задача cron будет представлять собой простой PHP-скрипт, он будет запрашивать базу данных, чтобы найти всех пользователей, которых должна обработать система, и отправлять электронные письма и т. Д. *
Если вы работаете в Windows, запланированное задание должно быть заменой заданий cron.