Если доступ к большей части приложения осуществляется через поиск, то фрагментация не является проблемой. В противном случае я бы попытался найти время, когда перестройка индекса будет иметь минимальный эффект, и сделать это с помощью запланированного задания. Конечно, приложение не работает 24/7/365 с плохим обслуживанием, и компания не ожидает возникновения каких-либо проблем. (Они меняют масло на своих автомобилях?)
Что касается вашего четырехшагового решения, копирование таблицы в другую базу данных, перестройка индекса и его повторное копирование не принесут ничего большего, чем просто перестроение существующего индекса. При повторном копировании индекс все равно перестраивается, поэтому попробуйте запланировать несколько таблиц за раз, пока все не будет сделано.
Удачи.