Используйте комбинацию условного форматирования и проверки данных. В Excel 2003 загляните в диалоговое окно «Данные / проверка», чтобы установить критерии, входное сообщение и сообщение об ошибке. Затем примените форматирование с помощью «Форматирование / условное форматирование», как я подозреваю, вы уже знаете, как это сделать.
PS. Извините, я потерял интерфейс ленты Excel 2007+. Приведенные выше меню приведены там, где они есть в Excel 2003.