Начните с того, что спросите их, есть ли у них API, веб-сервис, общедоступный интерфейс или соединитель, который связывается с внешним миром. PHP - это язык веб-программирования. Если этот картридер является физическим устройством, возможно, Python или C ++ лучше подходят для этой работы.
Из того, что я вижу, они синхронизируют карточки с Outlook, поэтому у них должно быть какое-то программное обеспечение, выводящее информацию. Попробуйте выяснить, что это за формат и можно ли его где-нибудь перехватить.