Создание форм для Outlook 2007 - PullRequest
Новая
       12

Создание форм для Outlook 2007

8 голосов
/ 07 июля 2010

Я только что познакомился с концепцией форм Outlook.Я не знаю, решит ли это мою проблему, но вот что я хочу сделать:

Я хочу, чтобы сотрудники, работающие в компании, заполняли некоторые формы.Так что все, что мне нужно сделать, это создать форму и отправить ее в свой Outlook?После того, как они заполнили форму, могу ли я каким-то образом получить данные?Кто-нибудь делал это раньше?Кто-то может порекомендовать хороший учебник / примеры?

Обновление: Опция Outlook-> Access кажется отличной, но, похоже, кто-то должен отправить форму по электронной почте.Другими словами, если кто-то хочет заполнить какую-либо форму, ему сначала нужно отправить форму по электронной почте.Что делать, если человек хочет просто заполнить форму?Как он это сделает, если у него нет доступа к базе данных Access?

1 Ответ

8 голосов
/ 12 июля 2010

Вот три варианта:

  1. Эта страница действительно хорошая страница перехода для пользовательских форм в Outlook. На самом деле, весь этот сайт довольно хорош с большим количеством примеров и такими ссылками, как Пошаговое руководство по Outlook Forms .

  2. Однако, если у вас также есть Access 2007, я бы порекомендовал что-то более простое и удобное для создания форм электронной почты, которые можно отправлять пользователям и собирать всю информацию. Когда я обнаружил это в Access 2007, я никогда не возвращался к пользовательским формам Outlook.

    По сути, вы создаете базу данных Access с данными, которые вы хотите собрать, а затем на вкладке «Внешние данные» в Access 2007 нажимаете «Создать электронную почту», и мастер проведет вас через создание электронного письма с Форма в теле (это либо HTML, либо InfoPath, в зависимости от того, какой вы выберете). Вы отправляете это своим пользователям (у вас также может быть список получателей в таблице и в вашей БД Access), и они заполняют форму (я использовал ее для опросов), а затем они нажимают кнопку Отправить. Он возвращается к вашему Outlook в специальной папке и, как только вы откроете Outlook, синхронизирует его с базой данных. Затем вы можете нарезать и нарезать кубиками всю информацию этой базы данных.

    Вот несколько отличных уроков по этому вопросу:

  3. Наконец, если вы просто хотите собрать гораздо более простую информацию, такую ​​как «Да», «Нет», «Может быть», самый простой способ - создать кнопки голосования. Перейдите в Новое сообщение -> Параметры - Кнопки голосования. При необходимости вы можете настроить это, разделив ваш выбор точкой с запятой ;.

В # 2 и # 3 выше, это сценарии для запуска сбора данных.

Существуют другие ситуации, когда кому-то не нужно получать подсказку по электронной почте, чтобы заполнить что-то прямо здесь, а просто отправить форму (например, отчет о расходах или отчет о пробеге бензина). # 1 выше (пользовательские формы Outlook), как правило, лучший выбор в этом сценарии, но:

  • Формы Outlook обычно труднее развернуть и научить людей использовать (есть такие вещи, как формы "," частные формы "и т. д.)
  • Формы Outlook были на практике были заменены другими технологиями. В частности, InfoPath / Forms Server и Формы Sharepoint . Это потому что ни из этих двух технологий требует пользователи делать много другого, чем перейдите по ссылке, чтобы заполнить форму. Я знал, около 10 лет назад, многие компании, которые пытались использовать формы Outlook, и большинство из них отказались от разработки в пользу других технологий.

Нельзя сказать, что формы Outlook в любом случае плохие. Если у вас нет других технологий, доступных для использования в качестве сервера форм, то это может быть неплохим вариантом.

Чтобы посмотреть на другие полулегкие способы отправки форм, вы можете использовать шаблоны MS Word в качестве внешнего интерфейса и обновлять базу данных Access. Вот несколько хороших статей на эту тему:

  1. Импорт данных напрямую из Word Формы для доступа к таблицам
  2. Как мне ... Переносить данные из Форма слова для доступа к базе данных?
...