Одним из способов является следующее:
Создайте отдельный файл .php для каждого шаблона электронной почты, например так:
//email_text.php
Hello <?php echo $name ?>, <br/>
How are you doing?<br/>
Your truly,<br/>
<?php echo $author ?>
На странице, которая отправляет электронные письма, высделать что-то вроде этого -
$name = 'Kevin';
$author = 'Freddy';
ob_start();
include('email_text.php');
$output = ob_get_clean();
//$output now contains your email message with $name and $author substituted