1) чтобы избежать дубликатов в таблице БД, просто сделайте столбец уникальным. Неуникальные обновления / вставки просто потерпят неудачу.
create table mytable (
id int primary key,
name varchar(255) unique not null
);
2) если вы хотите, чтобы это отражалось непосредственно в БД, я предлагаю вам просто связать MS Access непосредственно с таблицей БД. Это очень похоже на Excel и, вероятно, то, что вы хотите.
Вы также можете попробовать бесплатный доступ, например, OpenOffice.org Base.