1) Это файл, который можно легко настроить без перекомпиляции приложения, так же, как файл app.config
2) Преимущество перед app.config заключается в том, что этот файл проверки относится только к одной задаче, что снижает риск, который может возникнуть при редактировании и обновлении основного app.config.
Таким образом, теперь вы можете, если хотите, поместить редактор графического интерфейса перед файлом xml и предоставить администраторам средства для изменения содержимого в реальной среде.
Хранение данных в базе данных даст вам аналогичные преимущества, но это довольно тяжелое решение проблемы.