Может быть, вы могли бы подумать о создании таблицы AcademicYear, примерно так:
CREATE TABLE AcademicYear (
AcYear VARCHAR(9)
, FromDate DATE,
, ToDate DATE)
и заполнить его соответственно. Тогда ваш запрос может стать
SELECT
AbsenceDate,
AcYear
FROM
AbsenceTable JOIN AcademicYear ON AbsenceDate BETWEEN FromDate AND ToDate
В качестве дополнительной выгоды, если начало и конец года должны измениться, это изменение данных, а не какой-то ужасный расширенный UDF.