Существует много различных решений этой проблемы: опрос существующих серверов, добавление сценариев для запуска при получении сообщения или использование шлюза, например CloudMailin. Я написал сообщение в блоге , касающееся этого (это для рельсов, но почти все относится и к php).
Другие проблемы почти полностью связаны с тем, как вы настроили первое. Во многих случаях вы можете просто записывать электронные письма непосредственно в вашу базу данных и получать их в зависимости от адреса получателя. Я думаю, вам нужно объяснить, что именно вы хотите сделать с электронной почтой? Вы просто предоставляете хостинг электронной почты для своих пользователей или предоставляете дополнительную услугу? Если вы просто предоставляете хостинг, то есть более простые подходы.