Это возможно с помощью Outlook VBA.
Вы должны будете написать перехват событий, когда пользователь отправляет электронное письмо. Это делается с помощью Application_ItemSend (ByVal Item As Object, Cancel As Boolean), где Item - отправляемый элемент (электронная почта или встреча), а cancel - логическое значение, которое можно установить, чтобы остановить отправку электронного письма.
В вашем коде вы хотите просмотреть коллекцию получателей объекта Item, чтобы узнать, кто будет получать электронное письмо.
Например:
Dim CurrRecip As Recipient
For Each CurrRecip in Item.Recipients
If InStr(1, CurrRecip.Address , "your search text here" , vbCompareText ) Then
debug.print "Message here..."
End If
Next CurrRecip
Надеюсь, это поможет ...