Как и в большинстве вопросов о юзабилити, ответ «это зависит». Это зависит от проблемной области, типа пользователя, важности функции и так далее. На ваш вопрос нет однозначного ответа.
Я думаю, что общее мнение таково: никогда не удаляйте полностью элементы из меню. Меню позволяют пользователю свободно обнаруживать, какие функции доступны, но если эти элементы скрыты или перемещаются, это не помогает пользователю. Кроме того, их перемещение делает невозможным овладение приложением, поскольку приходится постоянно сканировать меню на предмет, который вы хотите выбрать.
Что касается отключения или включения элемента и отображения диалогового окна или сообщения, объясняющего, почему это не то, что вы можете сделать, я обычно предпочитаю первое. Однако, если есть функция, от которой пользователь не может ожидать интуитивного интуитивного управления с дисплея, оставьте ее включенной - это хороший выбор.
Например, если «Вставить» отключено, большинству пользователей компьютеров становится очевидно, что вставлять нечего. Однако, если у вас есть пункт меню «Frizzle the Bonfraz», и пользователь может не знать, что такое Bonfraz или почему он может захотеть включить его, но не может, рекомендуется оставить его включенным хотя бы на некоторое время.
Итак, опять же, это зависит. Если это вообще возможно, делайте то, что считаете лучшим, а затем спрашивайте пользователей.