Сначала необходимо заполнить «Форму выбора сотрудника». Эта форма будет иметь список всех сотрудников и кнопку «Создать отчет». После того, как пользователь выбирает сотрудника, он нажимает кнопку, которая создает отчет с использованием сотрудника в качестве фильтра.
Кнопка будет сложной, поскольку за ней будет код VBA, но мастер создания кнопок в Access поможет вам (я думаю).