На мой взгляд, есть два способа сделать это:
Во-первых, вы можете использовать существующую систему SMTP-сервера / почтового ящика и через некоторое время извлекать сообщения из этого почтового ящика, используя POP3 или IMAP, чтобы вставить материал в вашу базу данных / систему.
Кроме того, вы можете написать реализацию SMTP, которая будет принимать входящие сообщения электронной почты и выполнять вашу собственную логику для помещения данных в вашу базу данных / систему, а не в почтовый ящик. Это, в конечном счете, более чистый дизайн, который будет иметь гораздо меньше накладных расходов. На самом деле, где-то уже может быть реализация SMTP-сервера, которая позволит вам внедрить такую логику (я отредактирую, если смогу ее найти).
Лично я бы выбрал второй вариант. Это даст вам гораздо больший контроль над тем, что происходит в вашей системе, и будет иметь более чистый дизайн.
Удачи!
Редактировать: Это не PHP, но ДЖЕЙМС от Apache - это почтовый сервер Java, который позволяет вводить пользовательские блоки обработки почты (называемые почтовыми программами) для обработки почты. Вы можете написать такую рассылку, которая будет обрабатывать сообщения электронной почты и помещать обновления в вашу базу вместо почтового ящика. Могут быть другие проекты, которые реализуют этот вид дизайна, так что стоит посмотреть.
Снова отредактируйте: Ооо ... вот вам сервер с открытым исходным кодом php SMTP на SourceForge. Я не знаю, что вы можете внедрить пользовательскую логику, но вы всегда можете отредактировать исходный код и заставить его делать то, что вы хотите! (Если вы все равно настаиваете на PHP)