Автоматизация бумажных форм и технологических процессов в офисе

Question

Мне было поручено автоматизировать некоторые бумажные формы в HR. Это может в конечном итоге превратиться в «автоматизацию всех форм», поэтому я хочу подойти к этому так, чтобы это было наилучшим в долгосрочной перспективе и было бы хорошей основой по мере роста этого проекта.

Первое, что пришло на ум, было:

-InfoPath / SharePoint (В настоящее время мы не используем SharePoint, и не будем подходить для следующих двух лет.)

-Workflow Foundation (я рассмотрел это и не кажется слишком привлекательным или уместным)

Вариант, который я рассматриваю на данный момент:

- Пользовательские ASP.NET (VB.NET) и SQL Server, с которыми моя команда в основном пишет свои приложения. - Используйте Infopath для создания форм в электронном виде. Интересно, есть ли хороший подход к интеграции этого с пользовательским приложением ASP.NET. Рассмотрение создания приложения в виде веб-приложения MVC.

Мой вопрос такой:

-Есть ли другие варианты, которые я мог бы рассмотреть? -Есть ли какие-нибудь стартовые наборы или проекты с открытым исходным кодом на основе VB.NET, которые могли бы послужить отправной точкой или послужить хорошим справочным материалом? Здесь меня больше всего интересует обработка рабочего процесса. -Какие комментарии от тех, кто пошел по этому пути?

Answer 1

Это будет звучать очень глупо, но в течение многих лет, когда я помогал компаниям автоматизировать процессы на основе бумажных форм, я должен сначала понять процесс. Скорее всего, вы обнаружите, что ни один человек не понимает все это. Вам нужно будет разыграть по ролям множество путей через процесс, чтобы обдумать его. И как только вы представите свои результаты, все будут в шоке, потому что они не знали, что это было так сложно. Используйте это как возможность оптимизировать.

Автоматизация сломанного процесса только ускоряет его и говорит об этом многим людям.

Что касается инструментов, мой опыт встречается со мной, но я попытаюсь использовать что-то со следующими свойствами:

• легко изменить. Вы будете это менять. Так что ничего не кодируй жестко.
• Возможный контроль версий - изменения в процессе могут повлиять или не повлиять на документы, уже находящиеся в маршруте?
• Визуальное редактирование рабочего процесса. Все хотят этого, но все будут просить вас вести это. Тем не менее, хорошие инструменты.

Не уверен, помогает ли это или нет - но 80% успеха в автоматизации процессов - это не технологии.

Answer 2

как нам напомнил n8owl, автоматизация беспорядка приводит к автоматическому беспорядку - что не является улучшением. Многие системы бумажных форм развивались в течение десятилетий и могут быть весьма избыточными и неуправляемыми. Некоторые могут рассматривать "возиться с формами" как нарушение своих личных вотчин, так что следите за своей спиной; -)

1. смоделировать рабочий процесс с точки зрения тех форм, которые используются в каких ролях и для каких целей; это документирует текущий процесс как базовый уровень. Получите оценки продолжительности каждого шага, как в человеко-часах, так и в календарном времени
2. понимать рабочий процесс с точки зрения информации, собранной, сгенерированной и переданной
3. объединяет информацию о формах в новый набор форм для минимального рабочего процесса
4. будьте готовы к тому, что вам скажут: «Так мы всегда это делаем, и мы не собираемся менять», и мягко (а) подтвердим их чувства, (б) объясним, как меньше работы более эффективно, и (c) показать конкретные преимущества [по сравнению с исходным уровнем на этапе 1]
5. софт-код, когда это возможно; по возможности использовать правила обработки; веб-сервисы и HTML-формы (особенно W / JQuery) будут иметь большое значение, если у вас есть интранет
6. Остерегайтесь консервированных пакетов (включая sharepoint), если вы не уверены, что они соответствуют текущим и будущим потребностям вашей организации

удачи!

- S

Answer 3

Это немного не по теме, но связано - системы отслеживания дефектов, как правило, имеют механизмы / состояние рабочего процесса. (На самом деле, я думаю, что Джоэл или какой-то другой сотрудник ФК опубликовали информацию об использовании FB для управления начальными электронными письмами и процессом возобновления)

Я даю второй совет по моделированию рабочего процесса, прежде чем делать какой-либо код или выбор технологии. Вы также хотите, чтобы это было гибким.

Answer 4

Я обнаружил здесь общий тон осторожности в отношении подхода, основанного на рабочем процессе, и должен согласиться. Будьте осведомлены о предостережениях большинства технологий рабочего процесса, которые жертвуют удобством использования для гибкости .