Традиционный подход к этому состоит в планировании работы (есть слишком много способов [1], чтобы сделать это, чтобы я углубился в детали, не зная вашей серверной операционной системы, СУБД и того, какой контроль вы должны установить или запланировать программы на сервере).
Ваша запланированная работа будет регулярно проверять базу данных на наличие записей, которые не посещались, а затем предпринимать соответствующие действия, такие как отправка электронной почты в службу поддержки.
[1] Просто, чтобы это не осталось полностью без ответа; некоторые СУБД (например, SQL Server) имеют встроенные средства планирования заданий. Вы можете запустить службу Windows на сервере, чтобы сделать это. В противном случае вы можете рассмотреть возможность запуска службы Windows на одном из ваших собственных серверов для доступа к веб-сайту (отличный способ потратить пропускную способность).