При работе со списками в SharePoint вы должны следовать рекомендациям, чтобы обеспечить приемлемую производительность. Я не думаю, что проблема, с которой вы столкнулись, связана не с количеством элементов в списке, а с ограничениями пользовательского интерфейса, который вы используете для их обработки (страница «Добавить и изменить»).
Если вам нужно использовать страницу «Добавить и редактировать», вы должны придерживаться ограничения около 2000 пунктов. Вы всегда можете добавить дополнительные папки в свой список и таким образом увеличить количество элементов в списке.
Если вам действительно нужно больше элементов в списке, вам следует подумать о реализации собственного пользовательского интерфейса для списка и запросить результаты, используя SPQuery или другие методы. В этом случае вы не столкнетесь с такими же проблемами с производительностью и потенциально можете хранить более 100 000 элементов.
Microsoft выпустила технический документ с результатами теста производительности для работы со списками в SharePoint. Вот ссылка на технический документ под названием Работа с большими списками в Office SharePoint® Server 2007