Разве вы не можете просто использовать утверждение содержимого в этой библиотеке документов, чтобы пометить все «ожидающие» документы как «неутвержденные», и иметь автоматизированный процесс или рабочий процесс для утверждения любых документов с установленной датой начала? Это позволит скрыть документы, ожидающие рассмотрения, от обычных пользователей, и при этом любая группа, помеченная как имеющая права «одобрения» на этом DL, сможет их видеть.