Я думаю, что Acces лучше, чем Excel, для этой цели, так как вы можете создать код, который намного проще будет ограничивать то, что они могут использовать в качестве приемлемых значений.
Другая возможность - это веб-форма (или приложение, в зависимости от сложности), которую вы создаете в .net или на каком-либо другом языке, в зависимости от того, что вы знаете. Пока у них есть веб-адрес и форма довольно проста, ваши пользователи не будут иметь проблем с этим. Сделайте его доступным только во внутренней сети, а не для внешнего мира, и требуйте использования имен пользователей и паролей, и он будет настолько же безопасным, как и другие возможные варианты. Одним из реальных преимуществ этого является то, что когда приходит время изменений, вы можете легко вносить изменения. Одним из недостатков является то, что он изначально сложнее, чем форма доступа.