Вы смотрели на событие ItemUpdating?Затем вы можете перехватить событие и в зависимости от вашего состояния вы можете установить свойства этого элемента.
Другой вариант - создать простой пользовательский рабочий процесс.Это можно сделать даже в SharePoint Designer.Затем вы можете сделать это вручную или автоматически.Каждый раз, когда элемент изменяется в вашем списке, первое, что он может сделать, это проверить, было ли что-то отправлено для утверждения.Если это так, то отправьте электронное письмо.Заставьте рабочий процесс зависать, пока не вернется действие от того, кому было отправлено электронное письмо, или просто продолжайте асинхронно, в зависимости от ваших подробных требований.