Полагаю, проблемы, с которыми вы столкнулись, относятся к семейству «доступ к ресурсам»: некоторые записи / таблицы / файлы должны / должны быть доступны нескольким пользователям в перекрывающиеся моменты времени. Сетевые задержки при открытии и закрытии файлов также могут быть проблемой, убедитесь, что вы НЕ используете сервис NETbios для этого.
Эта проблема совместного использования ресурсов является классической, хотя становится очевидной только тогда, когда приложение начинают использовать несколько пользователей ... и это обычно "слишком поздно".
Вы должны либо изменить дизайн, чтобы использовать механизм БД, либо, по крайней мере, сделать все запросы через серверное приложение, которое обрабатывает запросы от клиентов. о, подождите, это было бы эквивалентно написанию движка БД только для этого ... глупо с моей стороны, чтобы заново изобрести колесо.
Если вы не управляете видеопотоками в режиме реального времени (или чем-то еще более сложным), я рекомендую редизайн, чтобы включить соответствующий механизм БД.