Обычно я подхожу к таким задачам, просто начав создавать UML Use Case и высокоуровневые диаграммы Activity для процесса. Не беспокойтесь о специфике, просто сделайте свой лучший снимок.
Когда у вас будет черновик, вы почти сразу увидите, как его можно улучшить. Затем вы можете продолжить его рефакторинг - уменьшите вариант использования, структурируйте большие Деятельности и так далее. В качестве альтернативы вы можете объединить несколько вариантов использования вместе, если они слишком малы.
Не зная деталей вашего проекта, я бы просто пошел дальше и сделал каждый шаг отдельным вариантом использования - все они кажутся автономными и могут быть описаны без каких-либо перекрестных ссылок. Если при этом вы найдете какие-либо зависимости, вы всегда можете переосмыслить подход.
Также рассмотрите возможность использования блоков «extension» и «include» для общих элементов, таких как ведение журнала, безопасность и т. Д.