Sharepoint 2007 с нижними колонтитулами MS Office 2007

Question

Нам потребовалось решение для управления документами , и мы надеялись, что SharePoint 2007 удовлетворит наши потребности. Мы чувствовали, что наши потребности были относительно просты. Нам нужно было управлять версиями , иметь возможности поиска и иметь рабочий процесс утверждения .

SharePoint отлично справился с этими тремя аспектами из коробки.

Однако мы также требуем, чтобы нижний колонтитул в документах Office 2007 (Word, Excel и PowerPoint) отражал версию документа, последний человек, который изменял, и дату последнего изменения. Эти вещи можно сделать с помощью автоматизации делопроизводства, но нам еще предстоит найти полное решение.

Сначала мы попытались сделать это на событиях регистрации и регистрации и некоторое время следовали по этому пути, однако, сложность, с которой мы столкнулись, заключалась в том, что после внесения изменений в документ мы не могли ничего предотвратить. сохранить от обновления номера версии. Это привело к чему-то похожему на это:

Документ зарегистрирован - версия документа должна быть v0.1, однако это v0.2, потому что мы сохраняем документ после замены нижнего колонтитула. Если мы посмотрим в истории документа, то увидим, что есть две отдельные версии v0.1, в которых нет нижнего колонтитула, в v0.2 есть нижний колонтитул, но в нем говорится v0.1, так как это версия документа, когда он был заменен.

Это неприемлемое для нас решение, поскольку мы хотим, чтобы процесс был полностью обработан на стороне пользователя, чтобы они имели полный контроль над возвратом к версии, в которой нижний колонтитул был бы неправильным и не содержал правильных данных. Когда мы попытались создать пользовательский рабочий процесс утверждения / регистрации, мы обнаружили, что та же самая проблема присутствовала. Нижний колонтитул необходим для того, чтобы печатные копии можно было отследить до их электронного аналога.

Еще одно решение, которое нам было предложено, - это создание плагинов для офиса, которые бы обрабатывали замену нижнего колонтитула. Это не соответствует нашим потребностям, поскольку требует развертывания наших плагинов на стороне клиента, что нежелательно для наших клиентов. То, что мы ищем, является чистым решением этой проблемы.

Answer 1

Вот пост в блоге , который, кажется, является как раз решением вашей проблемы.

По сути, они создают настраиваемое поле в библиотеке документов и используют получатели событий, чтобы сохранить текущую версию документа в этом поле. «Хитрость» заключается в том, что на стороне клиента это настраиваемое поле отображается как свойство документа, значение которого вы можете легко встроить в содержимое документа.

Я не уверен, почему изменение поля не увеличит версию документа, но я думаю, это потому, что вы меняете только метаданные, а не сам документ.

Они используют небольшой VBA-скрипт, который выполняется на стороне клиента, но не требует развертывания на стороне клиента, поскольку он загружается вместе с документом. Однако я не уверен, что могут потребоваться какие-либо изменения параметров безопасности на стороне клиента для запуска сценария.

Answer 2

Нужно ли указывать эту информацию в нижнем колонтитуле? Большая часть информации доступна в приложении Office 2007. Если вы нажмете на круглую кнопку в левом верхнем углу и выберите «Сервер», вы сможете просмотреть историю версий, многие другие свойства доступны, нажав круглую кнопку и открыв меню «Подготовить» и выбрав Свойства.

Если эта информация должна отображаться в нижнем колонтитуле документа, я бы исследовал создание собственной Политики управления информацией. Это может быть хорошим местом для начала.