Я подозреваю, что есть лучшие варианты для обработки внутренних сообщений (но я не знаю ни о каких конкретных).В ответ на некоторые из ваших пунктов:
Для IMAP вам просто нужен почтовый сервер, который поддерживает IMAP.Вы можете купить свой собственный почтовый сервер или договориться с провайдером, предоставляющим почтовые ящики IMAP.
Теоретически вам нужно просто указать Roundcube, как открыть почтовые учетные записи IMAP (точно так же, как вы сказали быпочтовый клиент, как их открыть. Я не знаком с Roundcube, но, вероятно, их документация объясняет, как это сделать.
Если ваш почтовый сервер расположен в другом месте, чем Roundcube, вам может потребоваться настроить доступограничения в настройках почтового сервера и / или брандмауэра, если он размещен в вашей собственной сети. По сути, вам просто нужно убедиться, что Roundcube может принимать почту.
Конечно, это решение предназначено для полноценного веб-почтового решения., поэтому я не уверен, что вы сможете сократить его до ваших собственных требований, чтобы просто связаться с внутренними пользователями.