Я не составил список документов, подтверждающих мой ответ - я просто рассказал вам больше о моем опыте перехода с нишевого продукта на еще один основной поток. Поэтому мой ответ был скорее личным мнением и опытом, а не фактом или документированным исследованием. Надеюсь, я поднял некоторые вопросы, о которых вы раньше не думали.
В решении вопросов со словом. Можно создать библиотеку документов, которая использует шаблон документа Word в качестве основы для новых документов.
Итак, допустим, моя компания определила шаблон предложения в Word. Этот шаблон имеет предустановленное определение используемого шрифта, имеет логотип моей компании на первой странице, имеет стандартную юридическую страницу отказа от ответственности, в которой говорится, что предложение действительно только в течение 48 часов с момента получения, стандартную таблицу или таблицу, где указан номер продукта, описание , количество и цена выложены и т. д.
Теперь моя компания требует, чтобы все предложения основывались на этом шаблоне. И чтобы все предложения были сохранены в библиотеке преследований в SharePoint.
Так что я мог бы сделать одну из двух вещей. Я мог бы распространить этот шаблон среди торгового персонала и его помощников. Пусть они установят его локально на своем компьютере, а когда придет время написать предложение, создайте новый документ в Word на основе этого предложения и верьте, что они загрузят его в библиотеку Pursuits. Когда у меня есть изменения в шаблоне, я их делаю и должен отправить новый обновленный шаблон всем, кто его использует, надеясь, что они смогут правильно его установить и т. Д.
OR ...
Я мог бы создать библиотеку Pursuits - и загрузить шаблон предложения в эту библиотеку, поскольку этот шаблон основан на новых документах. При этом, когда нужно написать новое предложение, вы должны перейти в библиотеку, щелкнуть [Новый] на панели инструментов библиотеки, и на основе этого шаблона будет создан новый документ. Предложение выполнено, и как часть процесса сохранения оно автоматически загружается в библиотеку Pursuits.
Если у меня есть изменение или обновление в шаблоне, я бы его сделал, а затем загрузил новую версию teamplate в SharePoint - при условии, что каждый, кто создает новые предложения в этой библиотеке, будет использовать новый шаблон.
Этот же сценарий применим и к стандартному шаблону для других офисных продуктов. Фактически, у нас есть стандартный шаблон Powerpoint, с авторскими правами, стандартными шрифтами, фирменным брендом и предопределенными цветами - с использованием того же сценария. Если кто-то хочет сделать новую презентацию PowerPoint - запуск с шаблоном, загруженным в библиотеку документов, гарантирует, что он соответствует требованиям нашего бренда.
Еще один пример интеграции SP - с приложениями Office - когда вы создаете электронную почту и затем присоединяете к ней документ, - Outlook предоставит вам возможность отправить вложение или просто разместить ссылку на файл в электронном письме, поэтому получатели могут просто перейти на соответствующий сайт в SharePoint, где файл существует.
Загрузка электронной почты для нас значительно снизилась, и - благодаря тому, как работает ссылка - вы всегда уверены в том, что получите самую последнюю версию документа при нажатии на нее. Больше не нужно перебирать ваши электронные письма - пытаясь навязать контроль версий по дате отправки в сообщении электронной почты.
Теперь это работает, только если все получатели являются внутренними партнерами. Если вы отправляете электронное письмо клиенту, скорее всего, у него не будет разрешения на доступ к вашей внутренней сети по включенной ссылке.
Надеюсь, это поможет.