Я думаю, что вы должны сначала определить границы системы, тогда будет легче понять внешних действующих лиц, но имейте в виду, что актеры обычно рассматриваются как черные ящики.
Например, если система автоматизации обнаружит, чтозапасы продовольствия невелики и нуждаются в пополнении запасов, он может инициировать заказ, возможно, через онлайн-сервис;в этом случае онлайновая система, принимающая такие заказы, является действующим лицом, вам не нужно знать, как она будет обрабатывать заказ, вам, как разработчику системы автоматизации, нужно знать, что это общедоступный интерфейс, чтобы взаимодействовать с ним.
Актер - это кто-то или что-то (другая система), которая взаимодействует с системой, которую вы пытаетесь разработать.Более формально актер инициирует варианты использования.