Ключ - , после вы защищаете лист, чтобы использовать интерфейс, представленный в «Разрешить пользователям редактировать диапазоны». Я предполагаю, что вы используете Office 2003, поскольку вы не указали, поэтому вы найдете его в Сервис -> Защита -> Разрешить пользователям редактировать диапазоны .
Оттуда это должно быть довольно очевидно - вы создаете именованные диапазоны и предоставляете пользователям доступ для редактирования на основе этого.
Во втором вопросе, когда пользователи выбирают значения из комбинированных полей, вы контролируете это с помощью Данные -> Проверка. затем создайте пользовательский список.