У меня есть настройка веб-формы заявки, в которой есть только скрытое поле ввода 'assign_user_id', и этот человек получает электронное письмо при каждой отправке заявки.
вам также необходимо убедиться, что ваши настройки SMTP настроены правильно (по крайней мере, для пользователя root / admin, я думаю), чтобы система могла отправлять электронные письма.
Какую версию sugarcrm вы используете?