Если у вас есть MOSS Enterprise, вы можете взглянуть на каталог бизнес-данных (BDC). Это позволяет переносить внешние данные в SharePoint. Поддерживаемые входные данные - это база данных или веб-служба.
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms563661(office.12).aspx
После настройки BDC вы можете использовать поле бизнес-данных, чтобы использовать эти внешние данные в качестве метаданных. Таким образом, вы можете принимать решения в рабочих процессах на основе этих метаданных. Если вы хотите поиграть с BDC, найдите себе достойный инструмент для генерации файлов определений приложений (xml), потому что создавать их вручную сложно.
Использование внешних данных в формах еще проще. Для него не требуется BDC, поскольку вы можете использовать базы данных и веб-сервисы непосредственно в качестве вторичного источника данных в InfoPath.
Другим вариантом (если у вас нет MOSS Enterprise) является создание таймера, который обновляет список на основе найденных проектов. Конечно, это не обновляется в реальном времени и требует некоторого программирования.