Вместо отправки электронных писем, когда элемент находится в состоянии рабочего процесса, почему бы вам не попробовать использовать RSS-каналы, которые Sitecore генерирует для каждого состояния. Подробности указаны в Настольная книга по настройке клиента .
Большинство почтовых клиентов имеют встроенные средства чтения RSS, которые обычно отображают канал в виде отдельной папки «Входящие». ИМХО, это намного лучше, чем оповещения по электронной почте, которые часто игнорируются из-за того, как они могут получить спам.