Вы можете установить источник строки комбо в событии загрузки формы, чтобы включить только соответствующие строки.
Me.TheCombo.RowSource = _
"SELECT UserColumn, Etc FROM TheTable WHERE UserColumn ='" _
& TheVariable & "'"
Вы также можете убедиться, что форма содержит только соответствующие записи, однако тот факт, что у вас есть кнопка сохранения, предполагает наличие несвязанной формы.В Access кнопки сохранения в значительной степени избыточны, потому что по умолчанию это сохранение записи, а остановка сохранения - трудный бит.
Интересно, почему вы не используете их имя пользователя для входа в Windows?