Точно так же, как вы знаете, что это даже опция, большинство почтовых серверов позволят вам передавать любую электронную почту, отправленную скрипту, по мере его поступления. Таким образом, вы получаете ответы по электронной почте немедленно, без необходимости запуска задания cron, или дождитесь их обработки, пока кто-нибудь не загрузит страницу.
Вы должны спросить своего почтового хоста, как его настроить, но как только вы получите почту, идущую к PHP-сценарию, вы можете использовать библиотеку PHP Mime Mail Parser, чтобы проанализировать сообщение и затем сделать с ним все, что вам нужно.
require_once('MimeMailParser.class.php');
$Parser = new MimeMailParser();
$Parser->setStream(fopen("php://stdin", "r"));
$to = $Parser->getHeader('to');
$from = $Parser->getHeader('from');
$subject = $Parser->getHeader('subject');
$text = $Parser->getMessageBody('text');
$html = $Parser->getMessageBody('html');
$attachments = $Parser->getAttachments();
https://code.google.com/p/php-mime-mail-parser/