Сначала я отвечу на ваш второй вопрос:
Ваш дизайн имеет недостатки и НЕ работает так в Lotus Notes: вам всегда нужны значения для хранения в поле-флажке.
Просто замените 5 полей-флажков одним.В этом случае просто введите значения A, B, C, D, E на вкладке выбора (вторая вкладка в свойствах) и установите количество столбцов на 5 на той же вкладке.Это облегчает работу со значениями и значительно уменьшает количество полей.
Теперь ваш первый вопрос: вы не можете запретить пользователю выбирать документы из разных категорий, но вы можете «отфильтровать»выбранные документы в вашем скрипте (отметив:
If document.FaultyStatus = "Which one?" then
....
End If
, вы можете использовать список выбора, чтобы позволить пользователю выбирать только из отфильтрованных документов, как указано Umeli в NotesUiWorkspace.PicklistCollection (....., "Not Found")")