Я думаю, это зависит от того, где вы хотите это сделать.
Это когда почта поступает в вашу организацию?
В этом случае вы можете либо изменить свойства почтового заголовка через Правила потока почты Exchange.
Если мы говорим о том, что пользователь делает со своей стороны, можно разработать надстройки для Outlook, которые могут быть как в клиенте Outlook, так и в Outlook Online (OWA).